Coaching und Beratung beim Geschäftsführer-Onboarding

Im Unternehmensalltag wie im Privatleben läuft nicht immer alles nach Plan. Genau das erlebte ich in einem meiner aktuellen Mandate: Der bisherige Geschäftsführer des Familienunternehmens, der zugleich der Juniorchef der Familie war, starb unerwartet. Die Nachfolge musste plötzlich neu geregelt werden. Dies war nicht nur unternehmerisch, sondern auch emotional eine besondere Herausforderung.

In dieser Situation wurde ich beauftragt, den familiären Nachfolger beim Einstieg als Geschäftsführer zu begleiten, mit dem Ziel, einen möglichst reibungslosen und tragfähigen Start zu ermöglichen.

Das war das Problem und so sind wir ihm begegnet

Nach dem unerwarteten Ausfall des Geschäftsführers stand das Unternehmen vor mehreren gleichzeitig zu bewältigenden Aufgaben: Finanz- und Rechtsfragen mussten geprüft und entschieden werden, wichtige Verwaltungsabläufe wie Buchhaltung und Personalorganisation mussten sichergestellt werden, und das Führungsteam benötigte klare Orientierung. Gleichzeitig galt es, die neue Rollenverteilung innerhalb der Familie zu etablieren. Ziel war es, den Betrieb stabil weiterzuführen und den neuen Geschäftsführer Schritt für Schritt in seine Aufgaben und Führungsverantwortung einzuführen, damit er von Anfang an konkret handlungsfähig sein würde.

Dazu sind wir strukturiert und schrittweise vorgegangen:

Dringende Themen sicherstellen

Zu Beginn ging es darum, kritische finanzielle und rechtliche Themen schnell zu erfassen und priorisiert zu bearbeiten. Wir verschafften uns einen Überblick über die laufenden Prozesse, prüften Verträge, Zahlungsflüsse und rechtliche Verpflichtungen und legten fest, welche Maßnahmen sofort umgesetzt werden mussten. Auf dieser Basis entstanden konkrete Handlungspläne und To-do-Listen.

Es wurde klar definiert, wer welche Aufgaben kompetent übernehmen konnte, und die Delegation an die Mitarbeitenden erfolgte Schritt für Schritt unter meiner Begleitung. Ein zentrales Learning für den neuen Geschäftsführer war es, konsequent die Arbeitsergebnisse der Mitarbeiter einzuholen und alle Fäden im Unternehmen gezielt zusammenführen zu lassen, um effizient und zeitsparend voranzukommen.

Organisation zentraler Bereiche und Abläufe

Nachdem die dringenden Themen bearbeitet waren, richteten wir den Fokus auf strategisch wichtige und operative Abläufe. Im Vordergrund stand, dass die zentralen Verwaltungsprozesse liefen, insbesondere die Buchhaltung, Personalbetreuung und die Sicherung von Einnahmen. Wurden alle Ausgangsrechnungen gestellt und zeitnah bezahlt? Funktionierte die Personalorganisation reibungslos, um Unzufriedenheit oder Fluktuation zu vermeiden?

Es ging darum, die Verwaltung und Führung der Einrichtung stabil und zuverlässig aufzustellen, sodass das Unternehmen auch unter der neuen Leitung reibungslos weiterarbeiten konnte.

Leistungserbringung und Gespräche mit Führungskräften

Im Kerngeschäft lief es größtenteils eingespielt, da das Team bereits langjährig zusammenarbeitete. Trotzdem zeigten Gespräche mit Führungskräften punktuellen Handlungsbedarf, insbesondere zu Personalfragen und Organisationsabläufen.

Diese Gespräche halfen, kritische Themen frühzeitig sichtbar zu machen und gezielt Maßnahmen zu ergreifen, sodass operative Abläufe und Teamführung auf stabiler Basis fortgeführt werden konnten.

Arbeitsorganisation und Rollenklärung

Ein weiterer zentraler Schritt war, der täglichen Arbeit des neuen Geschäftsführers eine Struktur zu geben. Aufgaben wurden priorisiert, Tätigkeiten klar abgegrenzt und Zuständigkeiten definiert, um die Konzentration auf die Kernaufgaben der Geschäftsführung zu gewährleisten und zu vermeiden, dass der Geschäftsführer als „Mädchen für alles“ agiert.

Es folgten Rollenklärungen und Aufgabenbeschreibungen, inklusive der Abgrenzung zu nachgeordneten Stellen wie der Betriebsleitung. Parallel arbeiteten wir an Arbeitsorganisation, Selbstmanagement und praxisnahen Arbeitstechniken, um die neue Rolle wirksam ausfüllen zu können.

Verantwortung leben – Leadership verstehen

Neben dem „Was“ der Rolle waren auch das „Wie“ und „Warum“ zentral. Führung bedeutet, Verantwortung bewusst zu leben und unterschiedliche Rollen einzunehmen: vom Visionär über Steuermann, Coach und Leader bis hin zu Repräsentant, Krisenmanager und Kommunikator.

In einem kompakten Leadership-Crashkurs wurden diese Rollen praxisnah vermittelt, damit der neue Geschäftsführer die Wirkung seiner Entscheidungen bewusst steuern und Vertrauen im Team aufbauen konnte.

Austausch mit dem Seniorchef

Ein wesentlicher Bestandteil war der regelmäßige Austausch zwischen Senior- und Juniorchef. Ziel war ein strukturierter Übergang und die Integration der Erfahrungen des Seniors in die neue Führungsrolle.

Die Gespräche stärkten das Vertrauen zwischen den beiden, ermöglichten klare Absprachen und gaben dem Junior Sicherheit: Er wusste, dass der Senior ihn unterstützt und ihm die Verantwortung zutraut.

Engmaschige Begleitung und Training on the Job

Wir arbeiteten durchgehend praxisnah, strukturiert und umsetzungsorientiert. Aufgrund der kurzfristigen Neubesetzung gab es keinen Spielraum für langwierige theoretische Prozesse – ein Szenario, das ich dank meiner langjährigen Erfahrung und Fachkenntnis gezielt begleiten konnte.

Ein besonders wirkungsvoller Baustein war die engmaschige Begleitung in kritischen Terminen. Ich stand dem neuen Geschäftsführer beratend zur Seite und lieferte zugleich Training on the Job, um die ersten schwierigen Situationen schnell und sicher zu meistern.

Ergebnisse nach einem Jahr

Nach einem Jahr hat sich der Übergang deutlich stabilisiert. Die Zusammenarbeit im Unternehmen hat sich zunehmend eingespielt. Fachliche Klarheit, gezielte Schulungen und persönliches Coaching haben wesentlich dazu beigetragen, dass die neue Führungskraft klar, sicher und wirksam agieren kann.

Denn eines ist klar: Es ist fachlich anspruchsvoll, persönlich prägend und zwischenmenschlich herausfordernd, von einem Moment auf den anderen Verantwortung als Geschäftsführer zu übernehmen.

Heute, nach einem Jahr intensiver Begleitung, bin ich sehr zufrieden mit den erzielten Fortschritten: Die Führungskraft hat sich bewährt, das Unternehmen steht stabil, Verbesserungsmaßnahmen sind in Umsetzung und Zukunftsprojekte werden aktiv angegangen.

Ich bedanke mich herzlich beim Auftraggeber für das Vertrauen und freue mich darüber, wie wir diesen Weg gemeinsam gegangen sind. Auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit!